Katere splošne akte mora imeti podjetje?

Prenesi tabelo

Obvezni splošni akti (pravilniki)

Akt o sistemizaciji delovnih mest

Akt o sistemizaciji delovnih mest je osnova za organizacijo dela, saj določa pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mesto oziroma za vrsto dela. ​Sistemizacija določa zahteve po znanjih, izkušnjah, psihofizičnih sposobnostih in osebnih lastnostih kandidatov ter zaposlenih. ​​Prav tako je sistemizacija osnova za izdelavo izjave o varnosti z oceno tveganja, določanje plače in dodatkov k plači.

Akt je obvezen za vse, razen za manjše delodajalce, ki zaposlujejo 10 ali manj delavcev. 

Če delodajalec ne določi pogojev za opravljanje del delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi za posamezno delovno mesto ali vrsto dela, se lahko kaznuje z globo za prekršek od 750 do 2.000 EUR, odgovorna oseba pa z globo od 100 do 800 EUR.

Pravilnik o računovodstvu

Skladno z Zakonom o računovodstvu je pravilnik o računovodstvu obvezen za vse pravne osebe.

S pravilnikom pravne osebe uredijo:

• način sestavljanja knjigovodskih listin in njihove vrste,
• odgovornost za sestavo in kontrolo knjigovodskih listin ter njihovo hranjenje, prav tako pa 
• naloge in organizacijo računovodstva, in
• pravice ter obveznosti pooblaščenih oseb za razpolaganje z materialnimi in finančnimi sredstvi.

Pravilnik se pripravi v sodelovanju z računovodjo.

V kolikor pravna osebe ne pripravi pravilnika o računovodstvu je lahko kaznovana z globo od 400 do 25.100 EUR, odgovorna oseba pa od 40 do 2.100 EUR.

Izjava o varnosti z oceno tveganja

Vsak delodajalec mora za vsako mesto oceniti tveganja s katerimi so ali bi lahki bili delavci izpostavljeni. Ocena tveganja opravi varnostni inženir. Delodajalec mora po izvedenem ocenjevanju tveganja za varnost in zdravje pri delu izdelati in sprejeti izjavo o varnosti z oceno tveganja v pisni obliki.

Izjava o varnosti z oceno tveganja, ki je sestavni del te izjave, je listina, ki jo podpiše delodajalec in s tem pisno izjavi, da izvaja vse ukrepe, ki so potrebni za zagotovitev varnosti in zdravja pri delu. Ukrepi se navezujejo na ustrezno preprečevanje nevarnosti in tveganj pri delu, obveščanje in usposabljanje zaposlenih z dajanjem sprotnih navodil, izvajanje organiziranosti ter zagotavljanje vseh potrebnih materialnih sredstev v te namene.  Prav tako v izjavi o varnosti z oceno tveganja delodajalec določi posebne zdravstvene zahteve, ki jih morajo izpolnjevati delavci za določeno delo, v delovnem procesu, ali za uporabo posameznih sredstev za delo, na podlagi strokovne ocene izvajalca medicine dela.

Delodajalec je tudi zavezan k temu, da dokument objavi in ga posreduje oziroma da v vpogled in izvajanje delavcem ter delavskim predstavnikom.

Akt se pripravi v sodelovanju z varnostnim inženirjem. 

V kolikor delodajalec ne sprejme izjave o varnosti z oceno tveganja ga lahko doleti globa v višini od 2.000 do 40.000 EUR, odgovorna oseba pa je lahko kaznovana z globo od 500 do 4.000 EUR.

Pravilnik o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu

Zakon določa, da mora delodajalec sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito delavcev pred spolnim in drugim nadlegovanjem ali pred trpinčenjem (mobing) na delovnem mestu. 

O sprejetih ukrepih mora delodajalec pisno obvestiti delavca na pri delodajalcu običajen način. To se praviloma izvede s pomočjo pravilnika o preprečevanju trpinčenja na delovnem mestu, v katerem delodajalec oblikuje preventivne ukrepe, kot tudi predpiše postopek postopanja v primeru pojave kršitev.

Če delodajalec teh ukrepov ne sprejme, je lahko kaznovan z globo za prekršek od 2.000 do 40.000 EUR, odgovorna oseba delodajalca pa z globo od 500 do 4.000 EUR.

Pravilnik o varstvu osebnih podatkov

Upravljavci osebnih podatkov, ki zaposlujejo vsaj 50 delavcev, morajo v svojih aktih predpisati postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določiti osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke.

Ne glede na število zaposlenih pa morajo to dolžnost izpolniti:

• upravljavci osebnih podatkov iz javnega sektorja,
• notarji, odvetniki,
• detektivi, izvršitelji,
• izvajalci zasebnega varovanja, zasebni zdravstveni delavci, izvajalci zdravstvenih storitev in
• tisti upravljavci osebnih podatkov, ki vodijo zbirke z občutljivimi osebnimi podatki in je obdelava občutljivih osebnih podatkov del njihove registrirane dejavnost.

Ravnanje v nasprotju s temi določbami pomeni prekršek, ki se kaznuje z globo od 4.170 do 12.510 EUR, z globo od 830 do 1.250 EUR odgovorna oseba, z globo od 200,00 do 830 EUR pa posameznik, ki stori prekršek.

Pravilnik o prepovedi dela pod vplivom alkohola, drog in drugih substanc – s postopki preverjanja

Zakon določa prepoved dela pod vplivom alkohola, drog in drugih substanc. Delodajalec lahko ugotavlja psihofizično stanje delavca le po postopku in na način, določenim s splošnim aktom delodajalca – pravilnikom.

Globa ni predvidena, če delodajalec ne sprejme takšnega pravilnika, ampak le če delodajalec ne odstrani delavca, ki je pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc, z delovnega mesta in iz delovnega procesa. Tega pa ne more storiti brez ustreznega pravilnika. 

Če delodajalec ne odstrani delavca, ki je pod vplivom alkohola, drog ali drugih prepovedanih substanc, ga lahko doleti globa v višini od 2.000 do 40.000 EUR, odgovorno osebo pa v višini 500 do 4.000 EUR.

Načrt promocije zdravja na delovnem mestu (v izjavi o varnosti z oceno tveganja + pravilnik)

Delodajalec je dolžan načrtovati in izvajati promocijo zdravja na delovnem mestu, kar mora biti vključeno že v samo izjavo o varnosti z oceno tveganja. Promocija zdravja na delovnem mestu so aktivnosti in ukrepi, ki jih delodajalec izvaja zaradi ohranjanja in krepitve telesnega in duševnega zdravja delavcev. Delodajalec mora za promocijo zdravja na delovnem mestu zagotoviti potrebna sredstva in določiti način spremljanja njenega izvajanja, kar pa se uredi z ustreznim pravilnikom o promociji zdravja pri delu.

Če delodajalec ne izpolni svojih obveznosti je lahko kaznovan z globo v višini od 2.000 do 40.000 EUR, odgovorna oseba pa od 500 do 4.000 EUR.

Pravilnik o davčnem potrjevanju računov

Podjetja, ki poslujejo z gotovino in so zavezana k izdajanju računov, morajo skladno z zakonom sprejeti pravilnik o davčnem potrjevanju računov.

V kolikor pravna oseba ne sprejme takšnega internega akta jo lahko doleti globa v višini od 2.000 do 50.000 EUR. Z globo od 5.000 do 75.000 EUR se kaznuje pravna oseba, ki šteje za srednjo ali veliko gospodarsko družbo. Samostojnega podjetnika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost se kaznuje v višini od 1.500 do 25.000 EUR. Z globo od 800 do 5.000 EUR se kaznuje tudi odgovorna oseba.

Neobvezni splošni akti (pravilniki) za podjetja

Primeri priporočljivih pravilnikov:

• Pravilnik o urejanju delovnega časa; 
• Pravilnik o plačah in drugih osebnih prejemkih;
• Pravilnik o uporabi službenih vozil;
• Pravilnik o dodeljevanju in uporabi službenih mobilnih telefonov;
• Pravilnik o varovanju poslovne skrivnosti; 
• Pravilnik o nagrajevanju koristnih predlogov;
• Pravilnik o javljanju bolniške odsotnosti;
• Pravilnik o delu na domu;
• …

---

Vabljeni, da se prijavite na naš mesečni e-novičnik, kjer bomo z vami delili uporabne nasvete iz področja prava, aktualne novice in opomnike, da ne boste zamudili pomembnih rokov.

---

© 2018 – 2022 IURALL d.o.o.To delo je (zaščiteno kot) avtorsko delo
in licencirano pod licenco CC BY-ND.

Objavljene vsebine ne predstavljajo pravnega mnenja, pravnega nasveta ali stališča avtorjev in/ali družbe IURALL d.o.o. in nimajo pravnih posledic, temveč so le usmerjevalne in informativne narave. Odgovornost za napake v podanih informacijah na tem spletnem mestu in/ali za morebitno napačno ali narobe razumljeno vsebino je izključena.

Priporočamo, da objavljene vsebine vselej dodatno preverite in se nanje ne zanašate ali ukrepate, ne da bi si pred tem zagotovili strokovno odvetniško pomoč. Vsebine namreč ne predstavljajo nadomestila za odvetniški nasvet, saj ta terja podrobno preučitev vsakega konkretnega primera – celotno dejansko stanje in razpoložljivo dokumentacijo – kar sicer vselej priporočamo.